Polityka prywatności

Administratorem Twoich danych osobowych jest Paulina Horvat, prowadząca działalność pod nazwą [PEŁNA NAZWA DZIAŁALNOŚCI], [ADRES], NIP [NIP], REGON [REGON], działająca pod marką HOPE - Centrum psychologii, rozwoju i komunikacji. W dalszej części dokumentu nazywamy ją krótko Administratorem.

We wszystkich sprawach dotyczących danych możesz pisać na adres [E-MAIL], dzwonić pod numer [TELEFON] albo wysłać list na adres podany wyżej.

Ten dokument wyjaśnia, co dzieje się z danymi osób, które odwiedzają stronę hope-centrum.pl, piszą do gabinetu, rezerwują wizytę oraz korzystają ze spotkań. Zasady umawiania, płatności i odwoływania wizyt opisuje osobno regulamin.

Zakres danych zależy od tego, na jakim etapie kontaktu z gabinetem jesteś. Poniżej trzy sytuacje, które traktujemy osobno.

Wiadomość przez formularz kontaktowy

• Dane: imię, adres e-mail, numer telefonu (jeśli go podasz), wybrany temat i treść wiadomości.
• Cel: odpowiedź na pytanie i dalsza korespondencja w tej sprawie.
• Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest udzielenie odpowiedzi osobie, która sama nawiązała kontakt (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Rezerwacja wizyty

• Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wybrana usługa, data i godzina wizyty, informacja, czy wizyta dotyczy dziecka, oraz wiek dziecka.
• Cel: zawarcie umowy o świadczenie usługi, potwierdzenie terminu, przyjęcie płatności, kontakt w sprawie zmiany lub odwołania wizyty.
• Podstawa prawna: niezbędność do zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Dane potrzebne do rozliczeń przetwarzamy także po to, żeby wypełnić obowiązki podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a w razie sporu, żeby ustalić, dochodzić lub bronić roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane zbierane podczas spotkań

• Dane: informacje przekazane w rozmowie i notatki ze spotkań, w tym informacje o zdrowiu, samopoczuciu, rozwoju, trudnościach i sytuacji rodzinnej. Dane o zdrowiu należą do szczególnej kategorii danych osobowych, które prawo chroni najmocniej.
• Cel: świadczenie usług psychologicznych i pedagogicznych, czyli diagnoza potrzeb, udzielanie wsparcia i planowanie dalszej pracy.
• Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane te przetwarza wyłącznie osoba zobowiązana do zachowania tajemnicy zawodowej, zgodnie z art. 9 ust. 3 RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie odpowiemy na wiadomość i nie potwierdzimy rezerwacji. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy Cię.

Wszystko, co mówisz podczas spotkania, zostaje w gabinecie. Psycholog ma obowiązek zachować w tajemnicy informacje uzyskane w związku z wykonywaniem zawodu. Ten obowiązek trwa także po zakończeniu współpracy. [DO UZUPEŁNIENIA PRZEZ PRAWNIKA: podstawa prawna obowiązku tajemnicy zawodowej psychologa]

Te same zasady poufności stosujemy przy terapii pedagogicznej i konsultacjach dla rodziców.

Przepisy przewidują wąskie wyjątki, w których tajemnica nie obowiązuje:

• gdy zachowanie tajemnicy mogłoby spowodować poważne zagrożenie życia lub zdrowia Twojego albo innych osób. [DO UZUPEŁNIENIA PRZEZ PRAWNIKA: podstawa prawna i dokładny zakres wyjątku]
• gdy obowiązek ujawnienia informacji wynika wprost z przepisów prawa. [DO UZUPEŁNIENIA PRZEZ PRAWNIKA: przepisy, które mają zastosowanie, np. w postępowaniach przed sądem lub wobec dzieci]

Jeśli sytuacja na to pozwala, o konieczności ujawnienia informacji powiemy Ci wcześniej i przekażemy tylko to, co naprawdę niezbędne.

Poza tymi wyjątkami informacje ze spotkań mogą trafić do innej osoby, na przykład lekarza albo nauczyciela, tylko wtedy, gdy wyraźnie o to poprosisz. [DO UZUPEŁNIENIA PRZEZ PRAWNIKA: forma i zakres zwolnienia z tajemnicy przez klienta]

Znaczna część pracy gabinetu dotyczy dzieci i nastolatków, dlatego ta sytuacja ma osobne zasady.

• Wizyta dziecka wymaga zgody rodzica lub opiekuna prawnego. Szczegóły, w tym kwestię zgody obojga rodziców, opisuje § 9 regulaminu.
• Dane dziecka podaje rodzic lub opiekun prawny przy rezerwacji i podczas pierwszego spotkania. To on zawiera umowę i dokonuje płatności.
• Prawa wynikające z RODO, opisane w punkcie 8, w imieniu dziecka wykonuje jego rodzic lub opiekun prawny. Po ukończeniu 18 lat osoba, której dane dotyczą, wykonuje je samodzielnie.
• Rodzic otrzymuje informacje potrzebne do tego, żeby mądrze wspierać dziecko, a sposób ich przekazywania ustalamy tak, żeby szanować zaufanie dziecka do psychologa. Na czym to polega w praktyce, omawiamy na pierwszym spotkaniu.

• Wiadomości z formularza przechowujemy przez czas korespondencji, a potem nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej wiadomości, na wypadek, gdyby sprawa wróciła. Jeśli wiadomość prowadzi do rezerwacji, dalej obowiązują zasady dla rezerwacji.
• Dane rozliczeniowe, czyli dane na dokumentach sprzedaży i potwierdzeniach płatności, przechowujemy przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i przepisami podatkowymi. Co do zasady jest to 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dokumentację związaną ze świadczeniem usług, w tym notatki ze spotkań, przechowujemy przez [OKRES DO USTALENIA].
• Dane potrzebne do obrony przed roszczeniami przechowujemy do czasu ich przedawnienia.

Po upływie tych okresów dane usuwamy, a dokumenty papierowe niszczymy w sposób uniemożliwiający ich odczytanie.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Dostęp do nich mają tylko podmioty, bez których gabinet nie mógłby działać, i tylko w potrzebnym zakresie:

• lh.pl, firma hostingowa, na której serwerach działa strona. Serwer strony przyjmuje zgłoszenia z formularza kontaktowego i formularza rezerwacji i przesyła je Administratorowi e-mailem. lh.pl przetwarza dane na zlecenie Administratora, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
• Dostawca poczty e-mail Administratora, na której skrzynkę trafiają wiadomości i zgłoszenia z formularzy.
• [OPERATOR PŁATNOŚCI], operator płatności, przez którego opłacasz wizytę. Operator przetwarza dane potrzebne do przeprowadzenia płatności.
• Biuro rachunkowe, które prowadzi księgowość gabinetu i otrzymuje wyłącznie dane rozliczeniowe. Nigdy nie otrzymuje informacji ze spotkań.
• Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, na przykład sąd lub organy państwowe, jeśli wystąpią o dane w przewidzianym prawem trybie.

Podczas przeglądania strony Twoja przeglądarka łączy się też z kilkoma zewnętrznymi serwerami, z których pobiera czcionki i mapę. Dokładnie opisujemy to w punkcie 9.

Dane wpisane w formularz kontaktowy lub formularz rezerwacji nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Formularze obsługuje serwer strony w Polsce, który przesyła zgłoszenie bezpośrednio na skrzynkę e-mail Administratora, bez pośrednictwa zewnętrznych usług.

W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych. To prawo nie działa, gdy dane musimy przechowywać z mocy przepisów, na przykład dane rozliczeniowe lub dokumentację usług,
• ograniczenia przetwarzania, na przykład na czas wyjaśnienia, czy dane są prawidłowe,
• przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy, do innego administratora,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, czyli między innymi obsługi wiadomości z formularza,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które nastąpiło wcześniej.

Żeby skorzystać z tych praw, napisz lub zadzwoń do Administratora (dane kontaktowe w punkcie 11). Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).

Strona używa wyłącznie niezbędnych (technicznych) plików cookies. To małe pliki zapisywane w Twojej przeglądarce, bez których strona nie działałaby prawidłowo, na przykład przy wysyłaniu formularza czy rezerwacji wizyty. Nie służą do śledzenia ani do tworzenia Twojego profilu. Na ich zapisanie nie jest potrzebna Twoja zgoda.

Nie korzystamy z narzędzi analitycznych, takich jak Google Analytics, ani z pikseli reklamowych, takich jak Meta Pixel. Nie śledzimy Twojej aktywności i nie wyświetlamy reklam. Dlatego na stronie nie ma też okienka zgody na cookies.

Strona pobiera jednak kilka elementów z serwerów innych firm. Przy każdym takim połączeniu Twoja przeglądarka przekazuje tej firmie swój adres IP i podstawowe informacje techniczne, bo bez tego nie da się przesłać pliku:

• Czcionki Google Fonts (Google Ireland Limited), pobierane na każdej podstronie z serwerów fonts.googleapis.com i fonts.gstatic.com.
• Mapa Google Maps (Google Ireland Limited) na stronie głównej i na stronie kontaktowej. Mapa jest osadzona z serwisu Google, który może zapisać w Twojej przeglądarce własne pliki cookies na zasadach opisanych w polityce prywatności Google.

Ikony Facebooka i Instagrama w stopce to zwykłe linki. Dopóki w nie nie klikniesz, nie łączą się z tymi serwisami i nie przekazują im żadnych danych.

Pliki cookies możesz w każdej chwili usunąć albo zablokować w ustawieniach przeglądarki. Jeśli zablokujesz niezbędne cookies, niektóre funkcje strony, np. formularze, mogą nie działać prawidłowo, a mapa Google może się wyświetlać w ograniczonej formie.

Firma hostingowa lh.pl, tak jak każdy dostawca serwerów, prowadzi logi techniczne. Zapisuje w nich m.in. adres IP, datę i godzinę wejścia, adres otwartej podstrony oraz rodzaj przeglądarki. Logi służą do zapewnienia bezpieczeństwa i wykrywania awarii, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Nie używamy logów do ustalania, kto odwiedził stronę, i nie łączymy ich z innymi danymi. Logi są usuwane automatycznie po okresie określonym przez firmę hostingową.

Pytania o dane osobowe kieruj bezpośrednio do Administratora: [E-MAIL], tel. [TELEFON], [ADRES]. Wszystkie dane kontaktowe gabinetu znajdziesz też na stronie kontaktowej.

Politykę prywatności aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania strony lub gabinetu, na przykład po dodaniu nowego narzędzia. Datę ostatniej aktualizacji podajemy na początku dokumentu.